Budżet wydarzenia – dlaczego jest tak ważny?

Firmowy event, wielka gala czy integracja pracownicza – wszystkie te wydarzenia wymagają sumiennego zaplanowania. Jednym z jego etapów jest oczywiście ustalenie budżetu. Dlaczego właśnie ten aspekt jest aż tak istotny?

Wiadomym jest, że każdy chce uzyskać jak najlepszą jakość za jak najlepszą cenę. Musimy być jednak świadomi, że pomimo, iż każdy budżet jest ograniczony, jeden pozwoli nam na organizację wydarzenia w wersji premium, a drugi w wersji ekonomicznej. Oczywiście nie oznacza to, że wersja ekonomiczna będzie gorsza – wystarczy położyć nacisk na właściwe elementy, a goście będą bardzo zadowoleni.

Są pewne aspekty, na których oszczędzać nie należy. Jak mówi stare przysłowie „Polak głodny to zły”. Na pewno takim elementem jest gastronomia – na stole może nie pojawić się mocny alkohol, ale już dobre jedzenie być musi.

Czasami warto skrócić pobyt gości, żeby zaoszczędzony budżet przeznaczyć na lepszą atrakcję – być może wystarczy tylko jeden nocleg, co pozwoli nam na zaproszenie gwiazdy na wieczorną galę.

Być może także goście nie muszą spać w pokojach jednoosobowych – pamiętajmy, że pobyt na evencie standardowo jest dość krótki, a ilość czasu spędzonego w pokoju sprowadza się jedynie do nocy (a często nawet i nie całej 😊).

Ważne jest, aby przy podawaniu budżetu agencji eventowej w briefie nie zaniżać sztucznie budżetu, ani go nie zawyżać – pozwoli to na właściwe dopasowanie oferty do oczekiwań. Doświadczony event manager pomoże nam rozplanować budżet tak, aby uzyskać jak najlepszą jakość za jak najrozsądniejsze pieniądze.

Przy analizie oferty warto się również upewnić, czy nie ma żadnych ukrytych kosztów, które pojawią się w trakcie realizacji – rzetelnie przygotowana oferta obejmuje wszystkie koszty, które wiążą się z przeprowadzeniem eventu, a jeżeli nie jest się w stanie oszacować ich wszystkich z pełną dokładnością zostanie założona kwota orientacyjna, co pozwoli zapobiec niespodziewanym wydatkom.

Czasami zastanawiamy się, czy naszą firmę stać na usługi agencji eventowej – bo mamy ograniczony budżet. Warto jednak pamiętać, że doświadczona agencja eventowa pomoże nam tak zaplanować wydarzenie, że globalne koszty mogą być nawet niższe, niż gdybyśmy wydarzenie organizowali samodzielnie. Ponadto agencje mają często wynegocjowane sporo niższe stawki w hotelach i u innych podwykonawców – działają bowiem jak hurtownicy, którzy przyprowadzając większą ilość Klientów, mogą uzyskać ceny „hurtowe”. Myślmy zatem globalnie o naszym budżecie.