Brief eventowy – co to jest i dlaczego jest tak ważny?

Organizacja imprezy firmowej bądź innego ważnego wydarzenia czy uroczystości wiąże się z wieloma zadaniami i formalnościami, których należy dopilnować. Niezależnie od tego, czy dotyczy to wielkiej gali, czy nieco skromniejszego spotkania integracyjnego przed organizatorem stoi wiele wyzwań, którym trzeb sprostać. Oczywiście, w dzisiejszych czasach na porządku dziennym jest korzystanie z usług firm zewnętrznych, które na co dzień zajmują się profesjonalną organizacją tego typu przedsięwzięć. Wtedy to jednak do Twoich zadań będzie należeć jedynie (a może aż!) stworzenie tak zwanego briefu eventowego. Czym on jest i jak się przygotować do jego stworzenia? Koniecznie przeczytaj!

Czym właściwie jest brief eventowy?

Ta obco brzmiąca nazwa to nic innego jak stosunkowo krótki dokument, który zawiera najważniejsze informacje dotyczące planowanego wydarzenia, ale także kluczowe fakty dotyczące samej firmy, która to wydarzenie chce zorganizować . Dokument ten stanowi więc niejako zbiór informacji o organizowanym wydarzeniu oraz wymaganiach, jakie co do niego ma dana firma. Brief jest niezbędny między innymi do wstępnych ustaleń, takich jak kosztorys imprezy, czy grupa docelowa, dla której wydarzenie jest planowane. Można więc uznać, że wcześniej wspomniany brief eventowy jest pewnego rodzaju planem imprezy – poprawnie i rzetelnie wykonany jest gwarancją udanego wydarzenia bez niepotrzebnych błędów organizacyjnych już na etapie planowania go.

Co powinno się znaleźć w briefie eventowym?

To, że solidnie przygotowany dokument jest gwarancją udanego wydarzenia, już ustaliliśmy. Pora na kilka kwestii technicznych. Pierwsza z nich to, to co powinno znaleźć się w prawidłowo wykonanym briefie dotyczącym eventu. Zawartość dokumentu nie musi być co prawda obszerna, warto jednak zadbać o to, aby zawarte w nim informacje były wyczerpujące – takie podejście znacznie ułatwi osobom przygotowującym ofertę pracę i pozwoli na sprawne dostosowanie oferty bez wielu pytań zwrotnych do Klienta. W tego typu dokumencie powinny się więc znaleźć informacje dotyczące:

• firmy, dla której impreza będzie organizowana – informacja o branży, charakterze czy profilu działalności, a także grupie docelowej – specyfice zaproszonych gości np. rodzaj kadry, wiek, płeć, czy zaproszone będą pary
• czas i miejsce wydarzenia – warto wskazać w dokumencie wybrany termin, bądź poinformować w nim o preferencjach dotyczących na przykład dni tygodnia, porządana jest także lokalizacja – do jakiego rejonu należy zacieśnić poszukiwania
• budżet – im dokładniej rozpisany, tym lepiej – wykonawca musi znać możliwości finansowe, które mają kluczowy wpływ na wiele aspektów podczas organizacji imprezy,
• oczekiwania – tutaj warto wspomnieć o oczekiwanych efektach, które ma przynieść organizowane wydarzenie założenia logistyczne – takie jak: struktura pokoi, zapotrzebowanie na sale konferencyjne i bankietowe, wstępna agenda wydarzenia i wszelkie pozostałe informacje do przygotowania oferty np. zapotrzebowanie na tłumaczenie, transport, wytyczne odnośnie konferansjera, preferencje dotyczące gwiazdy wieczoru. Im lepiej będą przedstawione oczekiwania co do wydarzenia, tym lepszą ofertę możemy otrzymać.

Brief wykonany. Czy to już koniec pracy?

Niestety nie. Na tym etapie należy bowiem wybrać odpowiedniego podwykonawcę – agencję eventową. Jej wybór do łatwych jednak nie należy, trzeba wziąć pod uwagę zarówno kwestie finansowe, jak i merytoryczne. Przed zdecydowaniem się na konkretną firmę warto przeprowadzić solidny research – przejrzeć oferty kilku z nich, zapoznać się z realizacjami, sprawdzić kwestie formalne i wtedy podjąć decyzję. Wybór dobrze jest zawęzić do maksymalnie 5 agencji, których propozycje najbardziej do nas przemawiają. Postawienie na rzetelną i doświadczoną firmę to gwarancja profesjonalnie zorganizowanego wydarzenia, które przyniesie zamierzone cele.

Zalety dobrze wykonanego briefu eventowego

Solidnie  przygotowany dokument dotyczący przebiegu i najważniejszych kwestii związanych z imprezą ma jedną najważniejszą zaletę – daje poczucie spokoju zarówno firmie ją organizującej, jak i podwykonawcom. Szczegółowa mapa wydarzenia nie daje dużo przestrzeni na niezaplanowane akcje i improwizowane rozwiązania, które jak każdy wie, nie zawsze kończą się sukcesem. Przestrzeganie zawartych w dokumencie zasad i planów to gwarancją udanego wydarzenia. Oczywiście zorganizowanie gali czy imprezy firmowej bez przygotowanego briefu jest możliwe – będzie to jednak proces zdecydowanie bardziej stresujący i czasochłonny.