Do ilu agencji eventowych wysłać zapytanie?

Organizacja wydarzenia firmowego – niezależnie od jego wielkości i charakteru – stanowi nie lada wyzwanie. To dlatego warto skorzystać z pomocy firmy wyspecjalizowanej w tym zakresie, czyli agencji eventowej. Dzięki temu możemy zaoszczędzić czas, siły, a i nawet budżet, bo dobra agencja będzie w stanie zaproponować lepsze ceny oraz podejmie działania, które pozwolą oszczędzić środki poprzez właściwe zarządzanie wydarzeniem. Zatem tego, że ze współpracy z agencją eventową mamy wiele korzyści możemy być pewni. Wiemy już również, jak ważny jest dobrze napisany brief – dzięki któremu oferta dla nas przygotowana będzie dopasowana do naszych potrzeb. Pozostaje zatem pytanie, do ilu agencji wysłać brief.

Musimy mieć świadomość, że każde wysłane zapytanie generuje pracę rzeszy osób – my wysyłamy zapytanie do agencji, agencja wysyła do hoteli oraz innych podwykonawców, hotele i podwykonawcy sprawdzają swoją dostępność (często mają już inne wstępne rezerwacje na dany termin, więc muszą obdzwonić swoich klientów), przygotowują oferty weryfikując aktualne koszty itd. Zatem nasz brief wysłany do jednej agencji angażuje przynajmniej kilkadziesiąt osób. Warto więc zawęzić ilość firm, które prosimy o ofertę, aby uszanować pracę innych.

Niemniej każdy chciałby mieć jak największy wybór i jak najlepsze ceny. Czy można to osiągnąć rozsyłając zapytanie do wielu firm? Pozornie tak, ale… Jeżeli brief jest dobrze napisany, agencje będą w stanie właściwie dopasować miejsce i przebieg spotkania. Z dużym prawdopodobieństwem możemy zatem stwierdzić, że będą chcieli zaproponować te same hotele lub atrakcje. Wiadomym jest, że jeżeli zapytanie spływa z kilku różnych źródeł szansa na realizację staje się większa, a więc i pokusa zaproponowania wyższych cen – działa to trochę jak przy zakupie biletów lotniczych – wraz ze wzrostem zainteresowania danym terminem ceny idą w górę. Tak więc tworzenie tzw. dużego ruchu na rynku przez wysyłanie dużej ilości zapytań może mieć negatywny wpływ na uzyskaną przez nas wycenę. My rekomendujemy wysłanie zapytania do 3-5 agencji.

Jak więc wybrać właściwe agencje? Tutaj kluczowy jest research. Firm na rynku jest stosunkowo dużo, ale czy wszystkie są wiarygodne? Czy wszystkie działają zgodnie z prawem i mają wszelkie wymagane uprawnienia? Czy są polecane i rekomendowane przez Klientów, a także instytucje branżowe? No i wreszcie – czy specjalizują się w zakresie, który nas interesuje? Nie można być dobrym we wszystkim, każdy w czymś się specjalizuje – zatem warto wybrać firmy, które mają doświadczenie w organizacji podobnych do naszego zaplanowanego wydarzenia, które wiedzą, jak najlepiej podejść do tematu i które rozwiązania sprawdzą się najlepiej. Być może warto nawet wykonać kilka telefonów do różnych agencji, aby się upewnić – jeszcze zanim wyślemy brief – czy współpraca będzie na właściwym poziomie. Pamiętajmy bowiem, że „papier przyjmie wszystko”, tak jak i strona internetowa…