W 2020 roku poznaliśmy nowy wymiar świata online, który towarzyszy nam do dziś i nieustannie ewoluuje. Konieczność odnalezienia się w specyficznej rzeczywistości związanej z pandemią uświadomiła nam, jak ważne jest dbanie o bieżącą komunikację wewnątrz firmy, utrzymywanie kontaktu z Klientami i pielęgnowanie relacji biznesowych. Spotkania na platformach Skype, Zoom czy MS Teams stały się codziennością dla znacznej części społeczeństwa.
System pracy zdalnej i hybrydowej funkcjonuje w wielu firmach z powodzeniem, jednak pracownikom brakuje regularnych spotkań w biurowych przestrzeniach. Dlatego warto organizować spotkania online zarówno wewnątrz firmy, jak również sięgać po rozwiązania o niecodziennym charakterze, które pomogą integrować zespół i budować pozytywne relacje wśród pracowników.
Również w świecie eventów dużo się zmieniło. Z początku przekładane większe wydarzenia w końcu zostały przeniesione do formuły online lub hybrydowej. Jako profesjonalna agencja eventowa podążamy za nowinkami i zmieniamy się dla naszych Klientów, służymy wiedzą i zapleczem technicznym oraz niezmiennie - kreatywnością ;)
No dobrze, jak w takim razie wygląda np. organizacja konferencji online?
Wbrew pozorom, konferencja online niewiele różni się od tej tradycyjnej. Z punktu widzenia organizatora, wszystkie elementy, które składają się na realizację udanego eventu, muszą pojawić się także podczas online’u.
Co to oznacza w praktyce? Zapewniamy odpowiednie miejsce, czyli profesjonalne studio nagraniowe, budujemy wirtualną scenografię, czyli wyświetlamy obraz, animacje lub inne materiały na ekranie led lub green screenie, dopasowujemy oświetlenie i nagłośnienie, czuwamy nad realizacją audio i wideo, streamujemy i nagrywamy transmisję. Od strony merytorycznej ustalamy scenariusz wydarzenia, zapewniamy atrakcje, które urozmaicą całe wydarzenie, przygotowujemy i wysyłamy pakiety do wykorzystania podczas spotkania, prowadzimy rejestrację i komunikację mailową z uczestnikami.
Nawet jeśli jesteś zwolennikiem spotkań face to face, musisz pamiętać, że wydarzenia online mają wiele pozytywnych aspektów, m.in.:
mogą się odbywać dla większych grup niż w formie tradycyjnej, bez konieczności szukania odpowiednio dużego obiektu czy przestrzeni
łatwiejsza dostępność dla uczestników - nie trzeba wychodzić z domu/biura, żeby brać w nich udział
niższe koszty organizacyjne w porównaniu do wydarzeń stacjonarnych, chociażby ze względu na brak konieczności zakwaterowania uczestników czy zaplecza gastronomicznego
Musimy jednak pamiętać, że konferencje czy szkolenia online stawiają przed organizatorami specyficzne wyzwania, związane z brakiem bezpośredniego kontaktu i fizycznej obecności uczestników spotkania w jednej przestrzeni z prowadzącym.
Bardzo ważnym czynnikiem, o który trzeba zadbać podczas organizacji wydarzeń online, jest zaangażowanie – interakcja z uczestnikami pozwoli utrzymać ich aktywność i uwagę nawet przez kilka godzin. Najważniejsze, aby odpowiednio zaplanować przebieg wydarzenia, zaskakiwać odbiorców i regularnie pobudzać ich do działania.
Poprzez zastosowanie takich form jak: gry i quizy, głosowania na żywo, dyskusje na czacie czy udział w konkursach uczestnicy zostaną wciągnięci w przebieg wydarzenia i staną się częścią jego scenariusza.
Konferencja, szkolenie, webinar, spotkanie jubileuszowe czy integracja pracowników – niezależnie jakie wydarzenie chciałbyś zorganizować, warto skorzystać z naszego wsparcia.
Tak samo jak przy organizacji standardowych eventów, zrealizujemy Twoje wydarzenie w formie online od początku do końca – zajmiemy się nie tylko wszystkimi kwestiami technicznymi, ale też zadbamy o ciekawą oprawę i angażujące atrakcje dla uczestników.